Инструкция администратора
Введем некоторые понятия, которые будут использоваться при описании работы
сервиса.
Форма
Таблица (т.е набор
столбцов(полей) и строк), предназначенная для хранения определенной
однотипной информации. Например, цен на некоторые продукты питания. При этом
каждый столбец таблицы отвечает за цену на конкретный продукт, а строка - за
источник информации, из которого были получены данные (например, регион
Украины, в котором была зафиксирована такая цена).
Администратор
Человек, выполняющий основную
роль в процессе сбора информации. Администратор имеет доступ к информации,
полученной из всех источников, а также обладает правами на создание,
изменение, удаление форм и пользователей.
Пользователь
Человек, обычно отвечающий за
один источник информации (строку формы). Администратор может назначить
пользователю строки разных форм, и только эти строки пользователь сможет
просматривать и изменять.
Предприятие
Все формы, пользователи и
администраторы принадлежат определенным предприятиям. Соответственно,
администратор имеет право управлять формами и пользователями только своего
предприятия. Пользователи и администраторы одного предприятия не могут
каким-либо образом просматривать или изменять информацию другого предприятия.
Администратор подсистемы сбора и учета информации в рамках своего предприятия
имеет следующие права:
- создавать, редактировать и
удалять формы;
- создавать, редактировать и
удалять пользователей;
- просматривать всю введенную
пользователями информацию, изменять ее при необходимости, экспортировать
собранные данные в формат Microsoft Excel;
- очищать формы.
Типовая последовательность работы администратора
Лучше всего рассмотреть возможности администратора на примере создания
формы и организации сбора информации с ее помощью.
Предположим, необходимо собирать информацию о ценах на определенные продукты
питания (хлеб, мука, молоко, мясо, яйца) со всех регионов Украины. Для этого
нужно создать 27 пользователей (по количеству регионов - 24 области, АР Крым,
города Киев и Севастополь ) и форму, состоящую из 5 столбцов (по количеству
продуктов) и 27 строк (опять таки по количеству регионов).
Опишем этот процесс в виде пошаговых инструкций.
1. Создание пользователей
Выбрать в меню сверху пункт "Пользователи". На открывшейся
странице нажать "Создать пользователя".
На появившейся странице ввести следующие
данные:
- имя пользователя - необязательно
вводить ФИО, можно использовать любое понятное описание пользователя; в
нашем случае лучше всего подойдет название региона;
- логин - имя, которое
пользователь будет использовать при входе в систему, может состоять только
из латинских символов и цифр;
- пароль - должен быть не короче 6
символов
После этого нажать кнопку "Сохранить".
Эту процедуру неоходимо повторить 27 раз, создав соответсвенно 27
пользователей. Список этих пользователей можно просмотреть на странице
"Пользователи".
2. Создание формы
Выбрать в меню сверху пункт "Формы". На открывшейся странице
нажать "Создать форму".
На появившейся странице ввести следующие
данные:
- название формы - любое, по
возможности не очень длинное;
- описание формы - более широкое и
подробное описание формы (если оно нужно);
- поле №01, поле №02, ... -
названия полей(столбцов) формы; их количество можно увеличивать и
уменьшать при помощи кнопок "Добавить поле" и "Удалить
поле".
После этого нажать кнопку "Сохранить".
В нашем случае, поскольку продуктов у нас 5, нужно сделать 5 полей. Названия
им даним по названию соответствующих продуктов.
3. Создание строк формы
Выбрать в меню сверху пункт "Формы". Щелкнуть мышкой по названию
необходимой формы. На открывшейся странице нажать "Добавить
строку".
На появившейся странице ввести следующие
данные:
- название строки - любое,
однозначно идентифицирующее строку; в нашем случае лучше всего
использовать название региона;
- пользователь - выбрать из
выпадающего списка имя пользователя, который будет отвечать за эту
строку;
- хлеб, мука, молоко, мясо, яйца -
эти поля можно оставить пустыми, а можно наполнить конкретной
информацией.
После этого нажать кнопку "Сохранить".
Эту процедуру неоходимо повторить 27 раз, создав соответсвенно 27 строк
формы.
4. Организация сбора информации
Логины и пароли, полученные при выполении 1-го пункта данной инструкции,
необходимо раздать пользователям, которые будут отвечать за сбор данных.
Каждый из этих пользователей, войдя в подсистему сбора и учета информации с
выданным Вами логином и паролем, на странице "Формы" увидит список
форм, к которым он имеет доступ.
Выбрав нужную форму, пользователь попадет на страницу редактирования
соответсвующей строки формы, на которой можно изменить информацию или
прикрепленный к строке файл.
5. Экспорт данных в формат Microsoft Excel
Собранные данные удобнее всего экспортировать в формат Microsoft Excel для
дальней обработки и хранения. Для этого необходимо выбрать пункт меню
"Формы", на открывшейся странице выбрать нужную форму, а на
странице формы нажать либо "Экспортировать в Excel: текущую
страницу", либо "Экспортировать в Excel: всю форму".
6. Очитска формы
Нажав на ссылку "Очистить форму" можно очистить все данные
формы. При этом структура формы, т.е. ее поля и строки, не изменится, а
просто будет удалена вся информация, введенная пользователями. Использовать
эту функцию можно для форм, информация в которых должна периодически
полностью обновляться.
Настоятельно рекомендуется выполнять экспорт данных формы в Excel
перед очиской формы, поскольку очищенные данные восстановлению не подлежат!
Дополнительные возможности администратора
Кроме перечисленных выше, адмимнистратор имеет следующие права:
- редактирование информации о
пользователе - для этого необходимо нажать кнопку возле имени
пользователя на странице "Пользователи"; можно менять имя,
логин и пароль пользователя;
- удаление пользователя - для
этого необходимо нажать кнопку возле имени пользователя на странице
"Пользователи"; воссстановление пользователя
невозможно;
- редактирование строки формы -
для этого необходимо нажать кнопку возле нужной строки на странице
конкретной формы; можно менять название строки, пользователя, который за
нее отвечает, данные, введенные пользователем;
- удаление строки формы - для
этого необходимо нажать кнопку возле нужной строки на странице
конкретной формы; воссстановление строки невозможно;
- редактирование формы - для этого
необходимо нажать кнопку возле названия формы на странице
"Формы"; можно менять название и описание формы, названия
полей, добавлять и удалять поля;
- удаление формы - для этого
необходимо нажать кнопку возле названия формы на странице
"Формы"; воссстановление формы невозможно.
|